Wdrożenie nowego systemu IT może wydawać się skomplikowane, ale z odpowiednim przewodnikiem staje się prostsze niż myślisz! Ten artykuł to przewodnik krok po kroku, który rozwieje Twoje wątpliwości dotyczące całego procesu – od analizy potrzeb, przez projektowanie i development, aż po testy i wsparcie po wdrożeniu. Dowiedz się, czego dokładnie możesz się spodziewać na każdym etapie, by Twoja firma zyskała idealnie dopasowane rozwiązanie informatyczne.
Spis treści
Wprowadzenie
1. Jak wygląda etap analizy potrzeb klienta?
2. Co obejmuje projektowanie rozwiązania?
3. Na czym polega etap developmentu (programowania)?
4. Jak przebiegają testy i walidacja nowego systemu?
5. Czy oferujecie wsparcie po wdrożeniu nowego systemu?
Wprowadzenie
Wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego w firmie, choć może wydawać się skomplikowane, zawsze opiera się na sprawdzonych etapach. Niezależnie od tego, czy planujesz stworzenie dedykowanej aplikacji webowej (np. w technologii Ruby on Rails), czy implementację gotowego systemu CRM, proces przebiega według podobnego schematu. Poniżej, w formie pytań i odpowiedzi, wyjaśniamy krok po kroku, na czym polegają poszczególne fazy wdrożenia. Dowiesz się, czego możesz oczekiwać na każdym etapie współpracy z nami – nawet jeśli nie masz technicznego doświadczenia.
Jak wygląda etap analizy potrzeb klienta?
Każde wdrożenie rozpoczynamy od dogłębnego zrozumienia Twojej firmy i wyzwań, z jakimi się mierzy. Ten etap to nie tylko rozmowa, ale przede wszystkim konkretna analiza:
- Spotykamy się z Tobą i Twoim zespołem, aby szczegółowo omówić procesy biznesowe, cele oraz oczekiwania wobec nowego systemu.
- Analizujemy obecne narzędzia (np. Excel, starsze systemy CRM) i identyfikujemy obszary wymagające usprawnienia.
- Pomagamy precyzyjnie określić, co system ma faktycznie zmienić – na przykład przyspieszyć obsługę klienta lub połączyć dane z różnych działów.
- Tworzymy wstępną specyfikację, która staje się punktem wyjścia do dalszego projektowania rozwiązania.
Solidna analiza to oszczędność czasu i pieniędzy – pozwala uniknąć nieporozumień na późniejszych etapach projektu. Na jej podstawie powstaje precyzyjna mapa dalszych działań.
Chcesz być pewny, że wybrałeś odpowiedniego partnera technologicznego? Sprawdź:
Najczęstsze pytania przed wyborem partnera technologicznego – rozwiewamy wątpliwości
Przykład: Jeśli Twoja firma zajmuje się sprzedażą produktów, zorganizujemy warsztat z działem handlowym, aby szczegółowo poznać cykl sprzedaży. Dzięki temu zaprojektujemy system, który na przykład automatycznie tworzy oferty, wysyła przypomnienia o follow-upach i monitoruje status zamówień.
Co obejmuje projektowanie rozwiązania?
Gdy już dokładnie wiemy, czego potrzebujesz, przechodzimy do szczegółowego planowania. Projektowanie to moment, w którym powstaje „architektura” przyszłego systemu – zanim jeszcze zaczniemy pisać kod.
Na tym etapie:
- Rozrysowujemy strukturę systemu – moduły, integracje, przepływy danych.
- Projektujemy interfejs – tworzymy makiety pokazujące, jak będzie wyglądać i działać aplikacja lub system CRM.
- Dobieramy odpowiednie technologie – np. Ruby on Rails, konkretny system CRM lub dodatkowe narzędzia.
- Tworzymy harmonogram projektu – ustalamy kolejność działań, wersje pośrednie i daty kluczowych kamieni milowych.
Całość dokumentujemy i omawiamy z Tobą, abyś miał jasny obraz tego, jak system będzie funkcjonował i wyglądał. To idealny moment na dopracowanie szczegółów i zgłoszenie wszelkich uwag.
Przykład: Tworząc aplikację do zarządzania zamówieniami, przygotowujemy makiety formularzy i schemat przepływu: klient składa zamówienie → dział realizacji dostaje powiadomienie → system aktualizuje stany magazynowe. Wszystko to wspólnie weryfikujemy jeszcze przed rozpoczęciem programowania.
.svg)
Na czym polega etap developmentu (programowania)?
To kluczowy moment, w którym teoria zmienia się w działające oprogramowanie. Na podstawie wcześniej ustalonego projektu tworzymy lub konfigurujemy system.
- W przypadku aplikacji webowych piszemy kod od podstaw – np. w Ruby on Rails – tworząc kolejne moduły systemu.
- Przy wdrożeniach CRM dostosowujemy istniejące narzędzie do Twoich specyficznych procesów: konfigurujemy formularze, raporty i workflow.
- Pracujemy iteracyjnie – prezentujemy postępy co 1–2 tygodnie, dzięki czemu możesz na bieżąco zgłaszać uwagi i wpływać na rozwój systemu.
- W razie potrzeby integrujemy system z innymi narzędziami, takimi jak systemy ERP, fakturowanie czy bazy danych.
Dbamy o transparentną komunikację – zawsze jesteś na bieżąco i masz realny wpływ na to, jak rozwija się Twój system.
Przykład: Tworzymy aplikację do zarządzania produkcją. W pierwszej iteracji powstaje moduł do planowania zleceń i przypisywania ich do linii produkcyjnych. W kolejnych sprintach wdrażamy harmonogramy, raportowanie wydajności oraz integrację z magazynem. Już po kilku tygodniach możesz testować MVP (Minimum Viable Product) z podstawowymi funkcjami.
Jak przebiegają testy i walidacja nowego systemu?
Zanim system zostanie uruchomiony w środowisku produkcyjnym, przechodzi przez dokładne testy – najpierw po naszej stronie, a następnie u Ciebie.
- Testy wewnętrzne – Sprawdzamy każdy moduł, formularz i funkcję. Szukamy błędów, testujemy typowe i nietypowe scenariusze, a wszelkie wykryte niedociągnięcia poprawiamy na bieżąco.
- Testy akceptacyjne (UAT) – Ty i wybrani przez Ciebie pracownicy testujecie system w praktyce – najlepiej na rzeczywistych danych i w codziennych przypadkach użycia.
- Zbieranie feedbacku i poprawki – Każda uwaga jest dla nas cenna. Jeśli coś nie działa intuicyjnie, brakuje funkcji lub coś można uprościć – wprowadzamy niezbędne poprawki przed finalnym wdrożeniem.
Na tym etapie ściśle współpracujemy – tłumaczymy funkcje, wspólnie testujemy i dopracowujemy szczegóły. Dzięki temu masz pewność, że system będzie działał dokładnie tak, jak tego oczekujesz.
Przykład: W nowym module CRM do obsługi zamówień testujemy, czy poprawnie zapisują się dane, nalicza się VAT i wysyłają powiadomienia. Ty sprawdzasz to z zespołem – jeśli na przykład brakuje pola na specyfikację produktu, wprowadzamy tę zmianę jeszcze przed wdrożeniem.
Czy oferujecie wsparcie po wdrożeniu nowego systemu?
Tak – po uruchomieniu systemu nadal pozostajemy Twoim partnerem. Zapewniamy kompleksowe wsparcie techniczne, rozwój systemu i pomoc w bieżącej pracy.
Nasza opieka obejmuje:
- Helpdesk – możesz zgłaszać pytania i problemy przez e-mail, telefon lub dedykowany system zgłoszeń. Reagujemy szybko, aby nic nie zakłócało pracy Twojej firmy.
- Naprawy i aktualizacje – usuwamy usterki i dbamy o bezpieczeństwo systemu, regularnie instalując poprawki i nowe wersje oprogramowania.
- Dalszy rozwój – jeśli Twoje potrzeby biznesowe się zmienią, możemy rozbudować system o nowe moduły, raporty czy integracje.
- Szkolenia i konsultacje – przy wdrażaniu nowych pracowników lub zmianach w firmie możesz liczyć na dodatkowe instruktaże i doradztwo.
Jesteśmy Twoim partnerem na dłużej – pilnujemy, aby system działał sprawnie dziś i był gotowy na wyzwania jutra.
Przykład: Po wdrożeniu aplikacji do zarządzania magazynem, pojawił się błąd przy generowaniu dokumentu. Zgłoszenie trafiło do naszego zespołu, a poprawka została wdrożona tego samego dnia. Rok później firma zdecydowała o dodaniu modułu analitycznego – zaplanowaliśmy rozwój i płynnie go wdrożyliśmy.
.png)
.jpg)
