Dedykowany CRM czy gotowy? Który wybrać dla firmy?

Stoisz przed strategiczną decyzją: czy wybrać gotowy CRM w abonamencie, czy zainwestować w dedykowany system szyty na miarę Twojej firmy? Odpowiedź zadecyduje nie tylko o Twoim budżecie, ale także o efektywności zespołu i unikalnej przewadze konkurencyjnej. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez konkretne kryteria finansowe i strategiczne, abyś świadomie zdecydował, które rozwiązanie jest optymalne dla Twojego biznesu.

Spis treści

Wprowadzenie

Gotowy CRM – Szybkie wdrożenie i przewidywalne koszty

Czym jest gotowy system CRM?

Gotowy CRM to aplikacja, do której dostęp uzyskujesz najczęściej poprzez przeglądarkę internetową w ramach miesięcznej lub rocznej subskrypcji. Dostawca oprogramowania jest odpowiedzialny za utrzymanie infrastruktury serwerowej, bezpieczeństwo danych, aktualizacje oraz rozwój nowych funkcji. Dla Ciebie, jako klienta, oznacza to przewidywalność i odciążenie wewnętrznego działu IT. Zamiast zarządzać serwerami i oprogramowaniem, Twój zespół może skupić się na tym, co najważniejsze – na sprzedaży. Wdrożenie CRM w tym modelu sprowadza się głównie do konfiguracji systemu pod potrzeby firmy, importu danych i przeszkolenia użytkowników.

Zalety i wady gotowych rozwiązań

Każde rozwiązanie ma swoje plusy i minusy, a ich waga zależy od specyfiki Twojej organizacji.

Zalety gotowego CRM:

• Szybkie wdrożenie: System może być gotowy do użytku nawet w ciągu kilku dni lub tygodni, a nie miesięcy. To kluczowe, jeśli potrzebujesz pilnie uporządkować procesy sprzedażowe.


• Niższy koszt początkowy: Brak ogromnych inwestycji na start. Płacisz regularny, przewidywalny abonament, co ułatwia planowanie budżetu operacyjnego (OPEX).


• Sprawdzone funkcjonalności: Korzystasz z funkcji, które sprawdziły się w wielu innych firmach. Otrzymujesz dostęp do najlepszych praktyk rynkowych "wbudowanych" w system.


• Ciągłe aktualizacje i wsparcie: Dostawca dba o rozwój platformy i zapewnia wsparcie techniczne, zdejmując ten obowiązek z Twojej firmy.


• Dostęp do dużej bazy wiedzy: Popularne systemy mają obszerne fora, dokumentację i społeczności użytkowników, co ułatwia rozwiązywanie problemów.

• Ograniczona personalizacja: System jest projektowany tak, aby pasował do jak najszerszej grupy odbiorców. Może to oznaczać, że będziesz musiał dostosować swoje procesy sprzedażowe do logiki systemu, a nie odwrotnie.


• Nadmiarowe funkcje: Często płacisz za pakiet funkcji, z których Twój zespół nigdy nie skorzysta. Mogą one niepotrzebnie komplikować interfejs i utrudniać pracę.


• Ryzyko "vendor lock-in": Z czasem migracja do innego systemu staje się coraz trudniejsza i bardziej kosztowna, co uzależnia Cię od jednego dostawcy i jego polityki cenowej.


• Kumulujący się koszt subskrypcji: Chociaż początkowy koszt jest niski, w perspektywie wielu lat suma opłat abonamentowych może przewyższyć koszt stworzenia własnego CRM.

Cena systemu CRM: Na co przygotować się w modelu subskrypcyjnym?

Analizując cenę gotowego systemu CRM, kluczowe jest zrozumienie modelu subskrypcyjnego. Zazwyczaj opiera się on na kilku filarach:

1. Liczba użytkowników: Podstawowy czynnik to opłata "za fotel", czyli za każdego pracownika, który będzie korzystał z systemu. Cena za użytkownika waha się od około 20-50 EUR miesięcznie w pakietach podstawowych do 70-150 EUR i więcej w zaawansowanych.


2. Poziom (Tier) pakietu: Dostawcy oferują różne pakiety (np. Basic, Pro, Enterprise), które różnią się dostępnymi funkcjami, limitami danych czy poziomem wsparcia. Cena gotowego CRM dla małej firmy może być bardzo atrakcyjna w podstawowym pakiecie, ale wraz ze wzrostem potrzeb i wymagań, koszty mogą gwałtownie rosnąć przy przechodzeniu na wyższe plany.


3. Dodatkowe koszty: Należy uwzględnić ewentualne opłaty za wdrożenie, migrację danych, zaawansowane szkolenia czy integracje z innymi systemami, które nie są dostępne w standardzie.

Dedykowany CRM – Inwestycja w unikalne procesy i przewagę konkurencyjną

Kiedy warto rozważyć dedykowany system CRM?

Decyzja o budowie własnego systemu nie powinna być podejmowana pochopnie. Istnieją jednak wyraźne sygnały, że jest to właściwy kierunek:

• Wysoce niestandardowe procesy: Jeśli Twój proces sprzedaży, obsługi klienta lub raportowania jest unikalny i stanowi o Twojej przewadze konkurencyjnej, próba wciśnięcia go w ramy gotowego CRM może go "spłaszczyć" i pozbawić wartości.


• Potrzeba głębokich integracji: Gdy CRM ma być sercem ekosystemu IT w firmie, łączącym się w niestandardowy sposób z systemami ERP, produkcją, logistyką czy autorskimi aplikacjami, dedykowane rozwiązanie daje pełną swobodę w projektowaniu tych połączeń.


• Brak satysfakcjonującego rozwiązania na rynku: Po przeanalizowaniu dostępnych gotowych CRM-ów dochodzisz do wniosku, że żaden nie spełnia kluczowych wymagań Twojego biznesu.


• Długoterminowa perspektywa strategiczna: Postrzegasz technologię nie jako koszt, ale jako inwestycję w przyszłość. Dedykowany CRM staje się aktywem firmy, które możesz rozwijać w dowolnym kierunku, niezależnie od trendów rynkowych czy polityki dostawców SaaS.

Ile kosztuje dedykowany system CRM? Analiza kosztów

Pytanie "ile kosztuje dedykowany system CRM?" jest jednym z najtrudniejszych, ponieważ odpowiedź brzmi: "to zależy". Koszt stworzenia własnego CRM jest wypadkową wielu czynników, takich jak złożoność funkcji, liczba integracji, wymagania dotyczące bezpieczeństwa i wydajności.

Zalety i wady budowy własnego systemu

Budowa własnego CRM to projekt o wysokiej stawce, niosący ze sobą zarówno ogromny potencjał, jak i znaczne ryzyko.

Zalety dedykowanego CRM:

• Idealne dopasowanie: System robi dokładnie to, czego potrzebujesz, i nic więcej. Interfejs jest czysty, a procesy w 100% zgodne z Twoją metodologią pracy.


• Pełna kontrola i niezależność: Jesteś właścicielem kodu źródłowego. Masz pełną kontrolę nad rozwojem systemu, jego bezpieczeństwem i przyszłością. Nie jesteś uzależniony od zewnętrznego dostawcy.


• Unikalna przewaga konkurencyjna: Oprogramowanie wspierające Twoje unikalne procesy może stać się "tajną bronią", niedostępną dla konkurencji korzystającej ze standardowych narzędzi.


• Optymalizacja kosztów w długim terminie: Po poniesieniu początkowej inwestycji, unikasz rosnących opłat licencyjnych za każdego nowego użytkownika. W dużej skali i długiej perspektywie może to być bardziej opłacalne.
  
  Kwestia zwrotu z tej inwestycji jest kluczowa, dlatego w osobnym artykule szerzej wyjaśniamy, czy dedykowane oprogramowanie naprawdę się opłaca:
  Dedykowane oprogramowanie: Czy warto? Szybki przewodnik!

• Wysoki koszt początkowy: Wymaga znaczącej inwestycji kapitałowej, która może być barierą dla wielu firm.


• Długi czas realizacji: Proces analizy, projektowania, developmentu i testów trwa od kilku miesięcy do nawet ponad roku.


• Duże zaangażowanie po stronie klienta: Sukces projektu zależy od ścisłej współpracy i zaangażowania Twojego zespołu w proces tworzenia systemu.


• Odpowiedzialność za utrzymanie i rozwój: Wszystkie koszty i obowiązki związane z utrzymaniem, aktualizacjami technologicznymi i bezpieczeństwem spoczywają na Twojej firmie (lub partnerze technologicznym).


• Ryzyko projektu: Istnieje ryzyko wyboru nieodpowiedniego partnera technologicznego, przekroczenia budżetu lub stworzenia systemu, który ostatecznie nie spełni oczekiwań.
  
  Wybór odpowiedniego partnera jest kluczowy dla powodzenia projektu, dlatego w osobnym artykule zebraliśmy kluczowe pytania, jakie warto zadać, aby przeanalizować oferty software house’ów:
  Software House – Jak wybrać i o co pytać przed umową?

Dedykowany CRM vs Gotowy CRM: Kluczowe kryteria wyboru

Analiza procesów biznesowych: Standardowe czy unikalne?

To najważniejszy punkt wyjścia. Zadaj sobie pytanie: Czy sposób, w jaki mój zespół pozyskuje leady, zarządza szansami sprzedaży i obsługuje klientów, jest standardowy dla naszej branży?

• Scenariusz dla gotowego CRM: Jeśli Twoje procesy są w dużej mierze standardowe, a Twoim głównym celem jest ich uporządkowanie, cyfryzacja i lepsze raportowanie, gotowy CRM będzie idealnym wyborem. Dostarczy sprawdzonych schematów działania i pozwoli szybko osiągnąć zamierzone cele.


• Scenariusz dla dedykowanego CRM: Jeżeli Twoja metodologia sprzedaży jest unikalna, wypracowana przez lata i stanowi o sile Twojej firmy, dedykowany CRM pozwoli ją zacementować i skalować. Próba adaptacji gotowego systemu mogłaby zniweczyć tę przewagę.

Budżet i model finansowania: CAPEX vs OPEX

Sposób finansowania inwestycji jest często decydujący.

• Gotowy CRM (OPEX - Operational Expenditure): Koszty są traktowane jako wydatki operacyjne. Płacisz regularny, przewidywalny abonament, co jest łatwiejsze do uwzględnienia w bieżącym budżecie działu. Nie wymaga dużej jednorazowej alokacji kapitału.


• Dedykowany CRM (CAPEX - Capital Expenditure): Koszt stworzenia systemu to wydatek inwestycyjny. Firma ponosi duży koszt na początku, tworząc trwały zasób (oprogramowanie). Może to wymagać akceptacji zarządu i specjalnego budżetu, ale w długim okresie eliminuje opłaty licencyjne.

Czas i proces wdrożenia CRM

Jak pilnie potrzebujesz działającego systemu?

• Gotowy CRM: Wdrożenie CRM jest szybkie, liczone w tygodniach. Jeśli presja na poprawę wyników jest duża, a procesy chaotyczne, jest to najszybsza droga do uzyskania kontroli.


• Dedykowany CRM: To maraton, nie sprint. Proces tworzenia trwa miesiące. To rozwiązanie dla firm, które planują strategicznie i mogą pozwolić sobie na oczekiwanie na idealnie dopasowane narzędzie.

Skalowalność i przyszły rozwój

Pomyśl o tym, gdzie Twoja firma będzie za 3, 5 i 10 lat.

• Gotowy CRM: Skalowalność jest prosta – dodajesz kolejne licencje. Jednak koszt rośnie liniowo wraz z liczbą użytkowników. Musisz też liczyć się z ograniczeniami platformy i polityką cenową dostawcy, która może się zmienić.


• Dedykowany CRM: System od początku może być projektowany z myślą o przyszłym wzroście. Nie płacisz za nowych użytkowników. Masz pełną swobodę w dodawaniu nowych, niestandardowych modułów w przyszłości, idealnie dopasowanych do ewoluujących potrzeb biznesu.

Zasoby wewnętrzne i wsparcie techniczne

Kto będzie odpowiedzialny za system?

• Gotowy CRM: Odpowiedzialność spoczywa na dostawcy. Otrzymujesz wsparcie techniczne i nie musisz martwić się o serwery czy aktualizacje. To idealne rozwiązanie, jeśli nie masz rozbudowanego działu IT.


• Dedykowany CRM: Wymaga partnera technologicznego do stworzenia i często do utrzymania systemu, lub posiadania własnych zasobów deweloperskich. Bierzesz na siebie pełną odpowiedzialność za działanie i rozwój narzędzia.

Jaki CRM wybrać? Praktyczna checklista dla Dyrektora Sprzedaży

1. Analiza Procesów:
   
   
   
   • Czy nasze procesy sprzedażowe są unikalne i dają nam przewagę konkurencyjną? (TAK -> Dedykowany, NIE -> Gotowy)
   
   
   • Czy gotowe systemy na rynku wymagają od nas zbyt wielu kompromisów w sposobie pracy? (TAK -> Dedykowany, NIE -> Gotowy)
   
   


2. Analiza Finansowa:
   
   
   
   • Czy dysponujemy budżetem inwestycyjnym (CAPEX) na stworzenie oprogramowania? (TAK -> Dedykowany, NIE -> Gotowy)
   
   
   • Czy preferujemy przewidywalne, miesięczne koszty operacyjne (OPEX)? (TAK -> Gotowy, NIE -> Dedykowany)
   
   
   • Czy w perspektywie 5 lat suma opłat abonamentowych za gotowy system dla całego zespołu będzie akceptowalna? (Oszacuj to!)
   
   


3. Analiza Czasu i Zasobów:
   
   
   
   • Czy potrzebujemy działającego systemu w ciągu najbliższych 3 miesięcy? (TAK -> Gotowy, NIE -> Dedykowany)
   
   
   • Czy mamy czas i zasoby ludzkie (np. dedykowanego Product Ownera), aby aktywnie uczestniczyć w procesie tworzenia oprogramowania przez kilka miesięcy? (TAK -> Dedykowany, NIE -> Gotowy)
   
   
   • Czy posiadamy kompetencje (wewnętrzne lub u zaufanego partnera) do utrzymania i rozwoju własnego systemu? (TAK -> Dedykowany, NIE -> Gotowy)
   
   


4. Analiza Strategiczna:
   
   
   
   • Czy chcemy, aby system CRM był naszym trwałym aktywem, niezależnym od zewnętrznych dostawców? (TAK -> Dedykowany, NIE -> Gotowy)
   
   
   • Czy planujemy w przyszłości niestandardowe integracje z innymi kluczowymi systemami w firmie? (TAK -> Dedykowany, NIE -> Gotowy)
   
   

Podsumowanie

Pomożemy Ci przełożyć tę analizę na konkretne wnioski, obiektywnie oceniając, które rozwiązanie najlepiej wesprze Twoje unikalne procesy.

Porozmawiajmy o tym bez zobowiązań – wypełnij formularz kontaktowy.