„Oprogramowanie dedykowane to vendor lock” — i inne rzeczy, które ludzie mówią, kiedy porównują zgniłe jabłka do świeżych gruszek

Pewien znajomy konsultant powiedział mi to niedawno, niemal mimochodem: „Oprogramowanie dedykowane to vendor lock.”

Jestem w tej branży wystarczająco długo, że zazwyczaj nie zatrzymuję się w połowie rozmowy, żeby wpatrywać się w kogoś. Ale tego dnia to zrobiłem.

Bo przez lata - lata - przedstawiałem dokładnie przeciwny argument. Że to oprogramowanie gotowe jest miejscem, gdzie żyje prawdziwe ryzyko vendor lock. Że oddanie swoich procesów biznesowych gotowemu produktowi zbudowanemu dla wszystkich i należącemu do kogoś innego jest jedną z najbardziej ryzykownych decyzji, jakie rosnąca firma może podjąć. A tutaj był ktoś, kogo szanuję, odwracający wszystko do góry nogami.

Więc porozmawialiśmy. Przez jakiś czas. I ostatecznie znaleźliśmy prawdziwy problem - który, jak zwykle, nie był w samym argumencie. Był w definicji.

Spis treści

Kilka terminów, które warto najpierw znać

Oprogramowanie gotowe (off-the-shelf) - każde gotowe rozwiązanie, które kupujesz lub licencjonujesz zamiast budować. Obejmuje to subskrypcje SaaS, instalacje on-premise i licencje wieczyste. Wspólny mianownik: ktoś inny to zbudował, dla wszystkich, a Ty się do tego dostosowujesz.

Oprogramowanie dedykowane (custom software) - oprogramowanie zbudowane specjalnie dla Twojej firmy, według Twoich wymagań. Jesteś jego właścicielem, kontrolujesz je i odzwierciedla to, jak Twoja firma faktycznie działa.

ERP vs BMS - większość ludzi mówi „ERP”, kiedy ma na myśli „system, który obsługuje całą firmę”. Technicznie ERP (Enterprise Resource Planning) obejmuje jedną warstwę: finanse, HR, zakupy, magazyn i produkcję. Szerszym pojęciem jest BMS – Business Management System - który obejmuje pełny ekosystem operacyjnego oprogramowania firmy:

Dostawcy sprzedający monolityczne „ERP” zazwyczaj sprzedają swoją wersję BMS - jedną platformę, która obiecuje objąć wszystko powyżej. Będziemy używać ERP jako przykładu przez cały tekst, ponieważ tak większość ludzi to nazywa. Ale wszystko tutaj odnosi się w równym stopniu do każdego systemu gotowego, który pozycjonuje się jako jedno rozwiązanie dla całej organizacji.

Mówiliśmy o różnych rzeczach

Mówił o źle napisanym oprogramowaniu dedykowanym. Projektach zbudowanych bez właściwej analizy przedwdrożeniowej. Bez dokumentacji, albo z dokumentacją, która została napisana raz i nigdy więcej nie była dotykana. Bez testów automatycznych. Kodzie, który ma sens tylko dla osoby, która go napisała - a czasem nawet nie dla niej.

Tego rodzaju oprogramowanie rzeczywiście tworzy lock-in. Prawdziwy, bolesny lock-in. Stajesz się całkowicie zależny od zespołu, który je zbudował, bo to oni jako jedyni rozumieją, jak działa. Wprowadzenie kogokolwiek nowego - albo nawet samo utrzymanie działania po odejściu pierwotnego zespołu - staje się powolnym, drogim koszmarem.

Zgodziłem się z nim. Bo to nie jest kontrowersyjna teza. To po prostu to, co się dzieje, kiedy oprogramowanie jest źle zbudowane.

Ale jest rzecz: to problem rzemiosła, a nie kategorii. Źle napisane oprogramowanie jest ryzykiem niezależnie od tego, czy jest dedykowane, czy gotowe - a przez „gotowe” mam na myśli każde rozwiązanie, które kupujesz lub licencjonujesz zamiast budować: SaaS, instalacje on-premise, licencje wieczyste, wszystko. I jeśli mamy przeprowadzić poważną rozmowę o tym, które podejście jest właściwe dla firmy, musimy ustalić pewne zasady dotyczące tego, co właściwie porównujemy.

Nie porównuj rozbitego Mercedesa do zupełnie nowego Opla

Więc bądźmy uczciwi w obu kierunkach.

Złe oprogramowanie gotowe nie jest bezpieczniejszym wyborem niż złe oprogramowanie dedykowane - można argumentować, że jest gorsze. Źle zarządzany produkt SaaS jest łatwym celem dla naruszeń bezpieczeństwa. Niedofinansowany dostawca może zbankrutować i zabrać Twoje dane razem ze sobą. Nie dostajesz ostrzeżenia. Nie dostajesz ścieżki migracji. Dostajesz 30-dniowe wypowiedzenie i puste spojrzenie.

I nawet dobrze zarządzane, odnoszące sukcesy oprogramowanie gotowe niesie ryzyka, które łatwo niedoszacować, kiedy rzeczy idą dobrze:

Agresywne podnoszenie cen. Firma Baselinker - popularna wśród biznesów e-commerce w Polsce - zmieniła swoje ceny w sposób, który efektywnie wypchnął setki, możliwe że tysiące mniejszych sklepów z platformy. Te biznesy zbudowały swoje operacje wokół tego narzędzia. Nie wybrały odejścia. Zostały z niego wycenione. To jest vendor lock-in. Po prostu nie wydaje się nim, dopóki nie jest za późno.

Brak miejsca przy stole. Roadmapa produktu jest decydowana przez dostawcę, na podstawie tego, co działa dla większości ich klientów - albo ich inwestorów. Jeśli Twoja firma ma konkretną potrzebę, która nie pasuje do ich priorytetów, czekasz. Albo obchodzisz problem. Albo odchodzisz.

Workflow narzucony przez narzędzie. Produkty gotowe są zbudowane na założeniach o tym, jak działają firmy. Te założenia pochodzą z innych firm - często nie Twojej. Kiedy adoptujesz narzędzie w całości, czasami nie zdajesz sobie sprawy, jak bardzo wyginasz własne procesy, żeby dopasować je do oprogramowania, zamiast odwrotnie. A rzeczy, które wyginasz, mogą być dokładnie tym, co czyni Twój biznes konkurencyjnym.

Jeśli robi wszystko, to nie robi nic

Każdy dział w firmie ma swój własny sposób pracy. Swoje dokumenty, swoje przepływy, swoje przypadki brzegowe. System zaprojektowany do automatyzowania każdego procesu we wszystkich firmach i wszystkich branżach musi wszędzie iść na kompromisy. Nie może być doskonały we wszystkich - więc kończy jako przeciętny w większości.

Zaczynasz to zauważać, kiedy wdrażasz. System chce, żebyś robił rzeczy w określony sposób. Ten sposób miał sens dla tego, kto go zaprojektował. Może nie mieć sensu dla Ciebie. Ale system się nie ugnie, więc Ty się ugniesz.

Lepszym podejściem jest przestać szukać jednego narzędzia, które rządzi wszystkimi, i zamiast tego zbudować zestaw narzędzi najlepszych w swojej klasie - każde stworzone do swojego obszaru. Właściwy CRM do sprzedaży. Dedykowany system księgowy do finansów. WMS do magazynu. Marketing automation dla zespołu marketingowego.

Jest rzecz dotycząca ERP, którą ludzie pomijają: prawdziwa wartość nie polega na tym, że robi wszystko. Prawdziwa wartość polega na tym, że jest Single Source of Truth - jednym miejscem, gdzie dane z całego biznesu żyją i pozostają spójne. To jest to, czego faktycznie potrzebujesz. I nie potrzebujesz monolitu, żeby to uzyskać.

Kiedy gotowe rozwiązania idą źle - prawdziwe liczby, prawdziwe straty

Lidl wydał 580 milionów dolarów przez siedem lat, próbując wdrożyć system zarządzania zapasami SAP. W 2018 roku porzucili cały projekt i wrócili do swojego istniejącego systemu wewnętrznego. Siedem lat. 580 milionów dolarów. Powrót do punktu wyjścia. Co poszło nie tak? Zakres projektu ciągle się rozszerzał, a Lidl nie był skłonny dostosować swoich procesów, żeby dopasować się do systemu - co, szczerze mówiąc, było właściwym instynktem. Po prostu zapłacili za to ogromną cenę.

Nike pośpieszył wdrożenie ERP do planowania popytu i skończyło się to 500 milionami dolarów utraconej sprzedaży i kosztów projektu. System miał poważne błędy wpływające na dystrybucję produktów. Naprawa zajęła lata.

Revlon próbował skonsolidować dwa systemy ERP po przejęciu. Rezultat: 54 miliony dolarów kosztów naprawy, zamknięcie zakładu produkcyjnego, spadek akcji o 7% i wiele pozwów inwestorów. Ostatecznie całkowicie porzucili nowy system.

HP stracił 160 milionów dolarów sprzedaży - 120 milionów w zaległych zamówieniach - ponieważ ich wdrożenie SAP nie było w stanie obsłużyć obciążenia, kiedy zostało uruchomione.

To nie są małe firmy, które zabrakło budżetu albo nie miały właściwych ludzi. To są globalne organizacje z dedykowanymi działami IT, konsultantami i zasobami, których większość biznesów nigdy nie będzie miała. A mimo to zostały uderzone.

Wzorzec jest spójny: pojedyncze, obejmujące wszystko wdrożenie ERP to ryzykowny, kosztowny, długoterminowy zakład. Kiedy idzie źle - a często idzie - konsekwencje są poważne i czasami nieodwracalne.

Alternatywą nie jest unikanie cyfryzacji. To robienie jej inaczej. Wdrażanie jednego modułu naraz. Wymienianie jednego systemu naraz. Każdy krok jest mniejszy, ryzyko jest ograniczone, pętla informacji zwrotnej jest krótsza, a organizacja ma czas, żeby się faktycznie dostosować. Stopniowa transformacja cyfrowa jest trudniejsza do opisania w komunikacie prasowym, ale to jest sposób, w jaki firmy faktycznie odnoszą sukces.

Oprogramowanie dedykowane jako klej

Nie jest.

Oprogramowanie dedykowane nie musi być ogromnym systemem pisanym od zera. Może być lekką warstwą integracyjną - czymś, co łączy Twoje najlepsze narzędzia gotowe, utrzymuje je zsynchronizowane i daje Ci to jedno źródło prawdy bez zmuszania Cię do używania jednego dostawcy do wszystkiego.

I to odwraca argument o vendor lock całkowicie. Przy tym podejściu, jeśli jedno z Twoich narzędzi gotowych zaczyna Cię zawodzić - ceny rosną, funkcje znikają, dostawca zostaje przejęty - wymieniasz ten jeden moduł. Reszta Twojego stosu działa dalej. Nie zaczynasz od nowa.

Jest też mądrzejsza kolejność tutaj, którą większość firm pomija. Używaj najpierw narzędzi gotowych. Pracuj z nimi przez miesiące. Faktycznie zrozum, czego potrzebują Twoje procesy, co narzędzie robi dobrze, gdzie się psuje. Potem, jeśli zidentyfikowałeś coś naprawdę specyficznego dla Twojego biznesu, czego żadne narzędzie gotowe nie obsługuje dobrze, budujesz dedykowane - z korzyścią naprawdę zrozumienia, co budujesz.

Klasyczny błąd to odwrotność: budowanie oprogramowania dedykowanego zanim wiesz, czego potrzebujesz. Kończysz budując niewłaściwą rzecz, drogo, a potem żyjąc z nią.

Jeszcze jedna rzecz warta wspomnienia: AI zmienia równanie kosztów tutaj szybciej, niż większość ludzi zdaje sobie sprawę. Mieliśmy klientów, którzy użyli AI, żeby zbudować swoje własne moduły dedykowane dla procesów, których żadne narzędzie gotowe nie pokrywało dobrze. Koszt był ułamkiem tego, czym byłby dwa lub trzy lata temu. Ostatecznie potrzebowali pomocy w uczynieniu tego utrzymywalnym, bezpiecznym i dobrze przetestowanym - ale początkowa budowa wydarzyła się szybko i tanio.

Stary argument, że gotowe jest zawsze tańsze niż dedykowane, jest nadal prawdziwy na starcie - pojedyncza subskrypcja lub licencja vs pełna budowa. Ale w czasie? Ta luka zamyka się szybko, szczególnie kiedy uwzględnisz wymuszone aktualizacje, funkcje, za które płacisz, ale nigdy nie używasz, i okazjonalne zmiany cen, które podwajają Twój rachunek.

Klient vs partner

Kiedy używasz gotowego produktu, jesteś klientem. Jednym z tysięcy, może milionów. Decyzje dostawcy - o cenach, funkcjach, wsparciu, przyszłości produktu - są podejmowane bez Ciebie. Możesz zgłosić prośbę o funkcję. Możesz zagłosować na element roadmapy. Ale nie masz realnego wpływu.

Dobry partner od oprogramowania dedykowanego - taki, z którym warto pracować - traktuje Cię inaczej. Rozumie Twój biznes, bo musi. Jego praca odnosi sukces tylko, jeśli Twoja odnosi. Rośnie razem z Tobą. Kiedy coś zmienia się w Twojej branży lub procesach, jest pierwszym telefonem, który wykonujesz, nie ostatnim.

To ma znaczenie większe, niż większość firm zdaje sobie sprawę, ponieważ cyfryzacja nie jest projektem - jest procesem. Firma, która rośnie, ewoluuje, wchodzi na nowe rynki lub zmienia sposób działania, będzie potrzebować, żeby jej oprogramowanie zmieniało się razem z nią. Narzędzia, które pasują do Ciebie idealnie dzisiaj, mogą potrzebować być rozszerzone, wymienione lub połączone z czymś nowym za dwa lata. To nie jest porażka planowania. To po prostu to, jak wygląda zdrowy, rosnący biznes.

To dlatego zdolność do dostosowywania, rozszerzania i wymieniania poszczególnych części Twojego stosu oprogramowania nie jest technicznym luksusem - jest strategicznym wymaganiem. System gotowy, który nie może dostosować się do tego, dokąd zmierza Twój biznes, w końcu Cię ograniczy. A partner od oprogramowania, który rozumie Twój biznes, jest wart znacznie więcej niż dostawca, który po prostu sprzedaje Ci licencję.

To nie jest tylko miły dodatek. W czasie to jest znacząca przewaga konkurencyjna.

Właściwe pytanie

Więc: oprogramowanie dedykowane czy gotowe?

Szczera odpowiedź brzmi: to złe pytanie.

Właściwe pytania to: Jakie są moje rzeczywiste procesy? Co muszę zautomatyzować - i dlaczego? Gdzie narzędzia gotowe pasują dobrze, a gdzie zmuszają mnie do kompromisu w czymś, czego nie powinienem oddawać?

Zacznij od zdefiniowania swoich procesów. Narzędzia gotowe mogą być naprawdę wartościowe na tym etapie - nie tylko jako rozwiązanie, ale jako sposób odkrycia, czego faktycznie potrzebujesz. Praca z prawdziwym narzędziem, nawet niedoskonałym, ujawnia wymagania, których żadna ilość planowania z góry nie pokaże. Czasami odkryjesz, że narzędzie gotowe jest wystarczająco dobre i zostaje. Czasami praca z nim przez sześć miesięcy pokaże Ci dokładnie, co zbudować dedykowanie. Oba wyniki są w porządku.

To, co nie jest w porządku, to pominięcie tego myślenia całkowicie - wybranie narzędzia, bo jest popularne, albo zbudowanie czegoś dedykowanego, zanim rozumiesz problem, a potem spędzenie lat na życiu z konsekwencjami.

Firmy, które robią to dobrze, nie wybierają strony w debacie custom vs off-the-shelf. Rozumieją najpierw swoje własne procesy, wybierają narzędzia, które pasują do tych procesów, budują infrastrukturę w przemyślany sposób i utrzymują elastyczność, żeby zmieniać elementy, gdy biznes ewoluuje.

To nie jest kontrowersyjna teza. To po prostu to, jak wygląda dobra strategia oprogramowania.

Jeśli masz inne spojrzenie na ten temat lub pytania związane z powyższym, chętnie porozmawiam:

Jeśli pracujesz nad tego rodzaju decyzją - czy oceniasz nowe ERP, przemyślasz swój obecny stack, czy po prostu próbujesz zrozumieć, gdzie oprogramowanie dedykowane ma sens w Twoim biznesie - chętnie to przegadam. Odezwij się.